Configuration des agendas — Mode Calendrier partagé

Alex (notre assistant vocal) peut proposer des créneaux de rendez-vous aux candidats qualifiés et les booker automatiquement. Pour cela, chaque agence doit créer un calendrier dédié dans Google Calendar.

Ce mode est adapté lorsque vous souhaitez une séparation claire des agendas par agence.

Configuration par agence

Étape 1 — Créer un calendrier dédié

1. Ouvrez Google Calendar
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur + à côté de « Autres agendas »
3. Sélectionnez Créer un agenda
4. Donnez un nom clair (ex : Disponibilités Paris 15)
5. Cliquez sur Créer l'agenda

Étape 2 — Partager le calendrier avec Omogen (accès en écriture)

⚠️ L'accès en écriture est obligatoire pour qu'Alex puisse créer les rendez-vous dans votre calendrier.

1. Survolez votre nouveau calendrier dans le menu de gauche
2. Cliquez sur les trois points (⋮) puis Paramètres et partage
3. Dans la section Partager avec des personnes, ajoutez : calendar@omogen.ai
4. Sélectionnez le niveau d'accès : Apporter des modifications aux événements
5. Cliquez sur Envoyer

Étape 3 — Communiquer l'ID du calendrier à Omogen

1. Dans les paramètres du calendrier, section Intégrer l'agenda
2. Copiez l'ID de l'agenda (format : abc123xyz@group.calendar.google.com)
3. Envoyez cet ID à l'équipe Omogen

Création des créneaux de disponibilité

Étape 1 — Créer un événement dans le calendrier dédié

1. Ouvrez Google Calendar
2. Cliquez sur + Créer
3. Important : vérifiez que le bon calendrier est sélectionné (pas « Agenda principal »)
4. Configurez l'événement :

Champ	Valeur
Titre	Dispo RDV (libre)
Durée	1 heure
Récurrence	Chaque semaine
Agenda	Votre calendrier dédié (ex : Disponibilités Paris 15)

Étape 2 — Inviter l'adresse Omogen

Dans la section Invités, ajoutez : calendar@omogen.ai

Étape 3 — Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer et choisissez Envoyer.

Règles importantes

Durée des créneaux : 1 heure obligatoire

• ✅ Correct : Créer 3 événements séparés (09:00-10:00, 10:00-11:00, 11:00-12:00)
• ❌ Incorrect : Créer 1 événement de 3 heures (09:00-12:00)

Calendrier correct

Vérifiez toujours que vous créez l'événement dans le calendrier dédié et non dans votre agenda principal.

Ce qui se passe ensuite

1. Alex détecte les créneaux : le système lit les événements du calendrier dédié où calendar@omogen.ai est invité
2. Proposition au candidat : pendant l'appel, Alex propose les créneaux disponibles
3. Booking automatique : quand le candidat accepte, Alex crée un événement directement dans votre calendrier dédié avec le nom du candidat, un lien Google Meet, le CV et un résumé de l'entretien
4. Notification : vous recevez une invitation pour le rendez-vous

Récapitulatif

Action	Détail
Créer un calendrier	Dédié à l'agence
Partager avec	calendar@omogen.ai avec accès écriture
Communiquer	L'ID du calendrier à Omogen
Créer des événements	Dans le calendrier dédié
Durée	1 heure par créneau
Récurrence	Hebdomadaire recommandée
Titre	Libre (ex : « Dispo RDV »)

Pour toute question ou pour nous communiquer l'ID de votre calendrier, contactez l'équipe Omogen.