Utiliser Omogen dans Workday

Omogen s'intègre nativement à Workday via le système d'assessments. Déplacez un candidat vers l'étape "Assessment" — Omogen se déclenche automatiquement et remonte les résultats directement dans la fiche candidat.

Configuration initiale

Cette intégration est configurée une seule fois par votre administrateur Workday, avec l'accompagnement de l'équipe Omogen. Votre Customer Manager vous guidera pas à pas.

1. Pourquoi Omogen ? La valeur apportée aux recruteurs

Omogen a développé Alex : un agent vocal IA dédié aux phases de pré-qualification des candidatures directement dans l'ATS via la gestion du filtre de CV et de la pré-qualification téléphonique des candidats pertinents.

🎯 Simplifier et accélérer la présélection

• Évaluation immédiate de l'intégralité des candidatures
• Résumé immédiat des points forts / points faibles candidats
• Score de matching objectif selon vos critères

💡 1 000+ candidatures traitées en 1 minute par Alex, notre agent IA, disponible 24h/24 et 7jours/7.

⏰ Réduire le temps passé sur les tâches répétitives

• Lecture et tri automatisés des candidatures
• Classement des candidats selon vos critères
• Mise à jour des fiches candidats dans votre ATS

💡 15 heures gagnées / semaine / recruteur en moyenne chez nos clients.

🫆 Standardiser les processus de présélection dans tout le réseau

• Méthode uniforme de présélection, tout en réalisant des entretiens ultra-personnalisés
• Réduction des biais humains
• Cohérence des informations récupérées auprès des candidats

💡 100% des fiches candidats mises à jour dans votre ATS après l'évaluation d'Omogen.

👥 Améliorer l'expérience candidat

• Temps de réponse plus rapide
• Processus plus fluide et transparent
• L'intégralité des candidatures est traitée

💡 78% des candidats préfèrent parler à une IA lors de leur premier entretien si on leur laisse le choix entre un recruteur humain et un agent IA.

2. Comment fonctionne Omogen dans Workday ?

Vous avez la possibilité de travailler uniquement dans Workday.

⚙️ Le processus en un coup d'œil

1. Vous créez une offre d'emploi dans Workday
2. Les candidats entrent dans votre pipeline de recrutement Workday
3. Vous déplacez les candidats que vous souhaitez faire évaluer par Omogen vers l'étape "Assessment" de votre pipeline

4. Omogen se déclenche automatiquement, contacte vos candidats et génère en quelques secondes le rapport d'entretien
5. Les candidats sont automatiquement mis à jour dans Workday en fonction du résultat de leur entretien :
   • Statut "Omogen — Terminé / Match" pour les top-profils identifiés
   • Statut "Omogen — Terminé / No-match" pour les autres profils
6. Vous retrouvez directement dans Workday, dans l'onglet "Screening" de la fiche candidat :
   • Score du candidat / 100
   • Statut de l'appel
   • Lien vers le rapport complet ainsi que le transcript audio et écrit de l'entretien

3. Comment activer l'intégration Omogen dans Workday ?

Configuration unique

Cette étape est à réaliser une seule fois, par votre administrateur Workday, avec l'accompagnement de l'équipe Omogen. Votre Customer Manager vous guidera pas à pas.

Étape 1 — Vérifier les prérequis

• Confirmer l'accès à la section "Skills" dans les offres d'emploi (si indisponible, demander l'activation de la section qualification à votre admin)
• Vérifier que l'étape "Assessment" existe dans votre pipeline Workday (ID d'intégration attendu : ASSESSMENT)

Étape 2 — Créer la catégorie Omogen

• Créer une catégorie de compétence nommée "Omogen"
• Définir son ID d'intégration : omogen-category

Étape 3 — Créer les statuts d'évaluation

Dans "Manage Assessment Statuses", créer deux statuts :

• "Omogen en attente" → ID : omogen-pending
• "Omogen terminé" → ID : omogen-completed

Étape 4 — Configurer les systèmes d'intégration

Système offres d'emploi (omogen-job-requisition) :

• Événements suivis : Création, Modification, Clôture d'une offre
• URL webhook Omogen : https://app.omogen.io/integrations/workday/job
• Version API : v38.0

Système candidatures (omogen-job-application) :

• Événements suivis : Évaluation, Interview, Recommandation, Déplacement de candidat
• URL webhook Omogen : https://app.omogen.io/integrations/workday/applicant
• Version API : v38.0

Étape 5 — Créer un rapport personnalisé

Créer le rapport omogen-report depuis la source de données Job Applications avec les colonnes : Email, Offre d'emploi, Nom, Prénom, Étape candidat. Filtrer sur : Étape candidat = Assessment.

Étape 6 — Créer l'utilisateur d'intégration

• Nom : omogen-[nom_entreprise]
• Groupes : "Recruiting system" + "HR system"
• Créer le groupe de sécurité omogen-security-group avec les permissions sur les candidatures, offres, évaluations et rapports

Étape 7 — Activer dans Omogen

Transmettre à l'équipe Omogen :

• Les identifiants de l'utilisateur d'intégration
• Votre Tenant ID Workday
• L'URL du webservice (format : https://wd2-impl-services[X].workday.com/ccx/service)

💡 Une fois ces informations transmises, l'équipe Omogen active l'intégration et vous accompagne pour un premier test sur une offre réelle.

4. Comment vérifier un entretien avant d'appeler des candidats ?

Cette étape est optionnelle mais vivement recommandée.

Elle est à réaliser uniquement si vous voulez vérifier et/ou modifier l'entretien généré par IA avant de lancer votre campagne sur vos candidats.

Si aucun candidat n'a encore été appelé, il faut synchroniser manuellement l'offre d'emploi sur votre compte Omogen.

💡 Si vous avez déjà appelé des candidats, l'offre d'emploi apparaîtra déjà automatiquement dans la liste de vos offres d'emploi, sans que vous ayez à effectuer cette manipulation.

⚙️ Le processus en un coup d'œil

1. Vous vous connectez à votre compte Omogen
2. Vous cliquez sur "Importer un poste" en haut à droite
3. Vous sélectionnez "Depuis l'ATS" puis "Workday"
4. Vous cochez la case de l'offre que vous souhaitez synchroniser
5. Vous cliquez sur "Synchroniser les emplois" en haut à droite
6. Vous actualisez la page 🤗 — l'offre d'emploi apparaît sur votre page d'accueil

📝 Vérifier et modifier l'entretien généré

1. Cliquez sur l'offre d'emploi pour laquelle vous souhaitez modifier l'entretien
2. Cliquez sur "Modifier" en haut à droite

🤗 Vous accédez à la trame d'entretien, générée selon les informations renseignées sur la fiche de poste.

Vous pouvez modifier tous les éléments :

• L'ordre des questions
• La partie textuelle des questions, de l'introduction et de la conclusion
• Supprimer ou ajouter des questions
• Le type de question : prise d'information ; scorante ou requise

⚠️ N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications en cliquant sur le bouton "Enregistrer" en haut à droite.

5. Comprendre les évaluations d'Omogen dans Workday

Après le traitement par Omogen, remontent automatiquement sur la fiche candidat toutes les informations nécessaires pour permettre aux recruteurs de reprendre la main :

✅ Cas 1 : Les top-profils identifiés par Omogen ("match")

Il s'agit des candidats à recontacter en priorité pour poursuivre le processus de recrutement.

📥 Ces candidats sont automatiquement mis à jour avec le statut "Omogen — Terminé / Match" dans Workday.

Conditions à remplir pour être identifié comme un match Omogen :

• Appel répondu et complet
• Tous les critères requis sont validés

Dans l'onglet "Screening" de la fiche candidat Workday :

• Process = "Complet"
• Interview analysis = "Recommandé"
• Score Omogen visible + lien vers le rapport complet

❓ Cas 2 : Les autres candidats

Il s'agit des candidats que l'IA n'a pas pu évaluer ou qui ne semblent pas correspondre aux pré-requis de l'offre d'emploi.

📥 Ces candidats restent à l'étape "Assessment" avec le statut "Omogen — Terminé / No-match".

⚠️ 3 cas de figure possibles :

1. Le candidat n'a répondu à aucune tentative d'appel :

   • Process = "Failed"

2. Le candidat a répondu à l'appel mais n'a pas fini l'entretien :

   • Process = "Incomplet"
   • Interview analysis = "N/A"

   

3. Le candidat a réalisé un entretien complet mais n'a pas validé les critères requis :

   • Process = "Complet"
   • Interview analysis = "Non recommandé"

   

💡 Pour consulter tous les détails, cliquez sur le lien "Voir le rapport Omogen" dans l'onglet "Screening" de la fiche candidat Workday.

6. Omogen et vos candidats — Évaluations dans Workday

Notre agent IA est disponible 24h/24 et 7jours/7. Voici le détail complet du fonctionnement des évaluations dans Workday, étape par étape.

📩 Inviter un candidat à un entretien Omogen

Étape par étape :

1. Depuis votre tableau de bord Workday, accédez à la Job Requisition via "View Job Requisition"
2. Naviguez vers l'onglet "Candidates"
3. Sélectionnez le(s) candidat(s) à évaluer
4. Cliquez sur "Move Forward" → sélectionnez l'étape "Omogen Call"
5. Dans la fiche du candidat, cliquez sur le bouton "Assess"
6. Le statut "Overall Status" passe à "Invited" — l'entretien Omogen se déclenche automatiquement

→ L'invitation est confirmée — le candidat reçoit l'appel d'Alex dans les minutes qui suivent

📋 Invitations en masse (Bulk)

Pour inviter automatiquement tous les nouveaux candidats dès qu'ils atteignent l'étape Assessment :

1. Accédez à "Edit Job Requisition"
2. Naviguez vers l'onglet "Job"
3. Localisez la section "Assessments"
4. Définissez "Omogen Ca" dans les "Default Assessment Tests"

→ Une fois configuré, chaque candidat arrivant à l'étape Assessment reçoit automatiquement l'entretien Omogen — aucune action manuelle requise

📊 Consulter les résultats d'évaluation

Après l'entretien Omogen, les résultats remontent automatiquement dans Workday :

1. Filtrez les candidats sur l'étape "Assessment"
2. Cliquez sur le nom du candidat
3. Naviguez vers "Screening" → onglet "Assessments"

🔍 Filtrer les candidats par score

Pour identifier rapidement les meilleurs profils, utilisez l'outil "Compare Candidate Assessments" :

1. Recherchez "Compare Candidate Assessments" dans la barre de recherche Workday
2. Sélectionnez le poste concerné
3. Cliquez sur "Add Filter" → sélectionnez "Total Score"
4. Définissez le seuil minimum (ex. : Score ≥ 80)

🔍 Filtrer les candidats par statut Omogen

1. Recherchez "Compare Candidate Assessments" dans la barre de recherche Workday
2. Sélectionnez le poste concerné
3. Cliquez sur "Add Filter" → sélectionnez "Omogen Status"
4. Définissez votre sélection (ex : Match)

📱 Et si mon candidat veut rappeler l'agent IA ?

3 cas de figure :

1. Le candidat rappelle car il n'a pas pu décrocher lorsque l'agent l'a appelé

✅ Il peut rappeler l'agent 24h/24, 7jours/7. Notre IA identifiera le candidat grâce à son numéro de téléphone et lui fera passer le bon entretien.

2. Le candidat a dû interrompre son entretien en cours de route

✅ Il peut rappeler l'agent 24h/24, 7jours/7. L'IA reprendra l'entretien là où il s'était arrêté.

3. Le candidat a déjà réalisé un entretien complet

❌ S'il tente de rappeler le numéro, il tombera sur une messagerie lui indiquant que sa candidature est en cours de traitement.

⚠️ Attention, si le candidat rappelle avec un numéro différent de celui sur lequel l'IA avait tenté de le joindre, son appel sera en échec.

7. Les 3 bonnes pratiques pour une utilisation optimale

📝 1 : Publier une offre d'emploi détaillée

• Compétences clés attendues
• Diplômes ou certifications requis
• Nombre d'années d'expérience nécessaire
• Conditions contractuelles : temps partiel/temps plein ; CDD/CDI/Intérim ; horaires ; salaire ; etc.

💡 Plus l'offre d'emploi est détaillée, plus les questions posées aux candidats et l'analyse des réponses seront pertinentes.

🔎 2 : Utiliser les recommandations d'Omogen comme un guide, pas comme un verdict

• Omogen vous aide à prioriser mais vous laisse décider
• Omogen remonte des points de données utilisables par les recruteurs pour la suite du processus de recrutement
• Omogen ne rejettera jamais automatiquement un candidat

⚙️ 3 : Créer une routine quotidienne

• Prendre 20 minutes par jour pour traiter les candidats évalués par Omogen
• Prioriser les candidats identifiés comme des "matchs" : ils sont automatiquement mis à jour dans Workday avec le statut "Omogen — Terminé / Match"
• Vérifier les candidats restés à l'étape "Assessment" avec le statut "Omogen — Terminé / No-match"

8. Support & Ressources

• FAQ Omogen : consultez la section FAQ & Support
• Pour toute question, contactez votre Customer Manager dédié

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Dernière mise à jour : 2026-04-28