Calendrier Omogen — de la création à la synchro de ton agenda

Le Calendrier Omogen te permet de déclarer tes disponibilités directement dans Omogen. Les candidats posent leurs créneaux pendant l'appel avec Alex, et chaque entretien arrive dans ton agenda (Outlook, Gmail, Apple Calendar) — soit par invitation ICS, soit via un flux iCal qui synchronise tout en temps réel.

C'est le mode recommandé : pas de calendrier dédié à créer, pas de partage à configurer côté Google. Tout se passe dans Omogen, et tu choisis comment ton agenda perso reçoit les rendez-vous.

Aperçu du parcours

1. Choisir le fournisseur de calendrier — Omogen Calendar, Google Calendar ou Microsoft Teams (bientôt).
2. Activer l'intégration sur ta corporation.
3. Définir tes disponibilités — durée des créneaux, plages hebdo, horizon, préavis.
4. Configurer l'équipe et le contact — qui reçoit les invitations et quelles coordonnées sont affichées au candidat.
5. (Optionnel) S'abonner au flux iCal pour voir tes dispos et entretiens directement dans ton agenda, sans recevoir un email à chaque booking.

⚠️ L'activation du calendrier est réservée aux administrateurs. Si tu n'es pas admin, demande à ton admin de mettre la fonctionnalité en place.

Étape 1 — Choisir ton fournisseur de calendrier

Dans Configuration de l'Agent → Calendrier, choisis comment Omogen gère les réservations d'entretiens pour ta corporation.

Fournisseur	Quand le choisir
Omogen Calendar (recommandé)	Tu déclares tes dispos directement dans Omogen. Les candidats posent leurs créneaux via l'agent vocal, et tu reçois chaque entretien en invitation ICS — compatible Outlook, Gmail, Apple Calendar.
Google Calendar	Omogen lit tes dispos depuis un calendrier Google partagé. Nécessite une configuration initiale par l'équipe Omogen — clique sur Contacter le support.
Microsoft Teams	Bientôt disponible. Intégration directe avec Outlook / Teams prévue pour une prochaine release.

Pour activer Omogen Calendar : clique sur Activer sur la carte correspondante.

Étape 2 — Définir tes disponibilités

Une fois l'intégration activée, configure les plages où Alex peut proposer un rendez-vous aux candidats.

Paramètres globaux

Paramètre	Ce que ça veut dire
Durée d'un créneau	Durée de chaque créneau bookable (ex : 30 minutes). Une plage de 3 h avec des créneaux de 30 min permet à Alex de booker 14:00, 14:30, 15:00, …
Candidats max par créneau	Combien de candidats peuvent partager le même créneau (ex : entretien de groupe ou plusieurs recruteurs en parallèle). Mets 1 pour des entretiens individuels.
Horizon de réservation	Jusqu'à quand un candidat peut booker (ex : 30 jours). Les créneaux au-delà sont masqués à l'agent.
Préavis	Délai minimum entre maintenant et le prochain créneau bookable (ex : 1 h). Les créneaux trop proches sont masqués à l'agent.

Le fuseau utilisé est Europe/Paris.

Créneaux récurrents

Pour chaque jour de la semaine, ajoute une ou plusieurs plages horaires. Exemple :

Jour	Plage 1	Plage 2
Lundi	09:00 → 10:00	09:00 → 15:00
Mardi	05:00 → 11:00	09:00 → 10:00
Mercredi	05:00 → 11:00	05:00 → 11:00

• + ajoute une plage sur le jour
• 🚫 supprime la plage
• 📋 duplique la config sur les autres jours

Tu peux aussi ajouter des exceptions ponctuelles (jour férié, congés) qui surchargent les plages hebdo.

Étape 3 — Équipe et contact

Configure qui reçoit l'invitation et quelles coordonnées s'affichent dans l'email et l'événement calendrier du candidat.

Destinataires des invitations

Les emails listés ici recevront l'invitation ICS pour chaque entretien booké sur cette organisation.

• Active Utiliser la valeur par défaut de la corporation pour reprendre la liste configurée au niveau corporation.
• Désactive le toggle pour personnaliser la liste sur cette organisation uniquement.

Contexte pour les emails de confirmation (optionnel)

Ces infos s'affichent dans l'email d'invitation et dans l'événement calendrier du candidat — pour qu'il sache comment te joindre :

• Téléphone — ex : +33 1 23 45 67 89
• Email — ex : contact@exemple.fr
• Adresse — ex : 12 rue de Paris, 75001 Paris

Inclure le candidat dans l'événement

Quand activé, le candidat est ajouté comme participant à l'événement du calendrier. Il recevra donc une vraie invitation calendrier (et pas seulement un email de confirmation).

Étape 4 — (Optionnel) Synchroniser ton agenda via iCal

Par défaut, tu reçois un email d'invitation ICS pour chaque entretien booké. Si tu préfères tout voir directement dans ton agenda (dispos + entretiens), active l'abonnement iCal.

Activer l'abonnement

1. Active le toggle Activer l'abonnement iCal.
2. Copie l'URL affichée dans le champ (bouton 📋 à droite).
3. Colle-la dans ton agenda — voir la procédure ci-dessous selon ton outil.

Quand l'abonnement est activé, tu ne reçois plus d'email d'invitation par booking — le flux iCal affiche tout dans ton agenda en temps réel.

🔒 L'URL est privée : ne la partage pas. Si tu penses qu'elle a fuité, clique sur le bouton 🔄 (régénérer) pour invalider l'ancienne et en créer une nouvelle.

S'abonner depuis Outlook

1. Ouvre Outlook → Calendrier.
2. Clique sur Ajouter un calendrier → S'abonner depuis le web.
3. Colle l'URL copiée.
4. Donne un nom au calendrier (ex : Omogen — Mes entretiens).
5. Valide.

S'abonner depuis Google Agenda

1. Ouvre Google Agenda.
2. Dans le menu de gauche, à côté de Autres agendas, clique sur + → À partir de l'URL.
3. Colle l'URL copiée.
4. Clique sur Ajouter l'agenda.

S'abonner depuis Apple Calendar

1. Ouvre Calendrier sur Mac.
2. Menu Fichier → Nouvel abonnement à un calendrier.
3. Colle l'URL copiée → S'abonner.
4. Choisis la fréquence de rafraîchissement (recommandé : Toutes les 5 minutes).

Selon l'outil, le rafraîchissement peut prendre quelques minutes. C'est normal — un nouveau booking n'apparaît pas instantanément.

Récapitulatif

Étape	Action
Fournisseur	Choisir Omogen Calendar dans Configuration de l'Agent → Calendrier
Disponibilités	Durée, max candidats, horizon, préavis + créneaux hebdo
Équipe	Liste des emails qui reçoivent l'invitation ICS
Contact candidat	Téléphone, email, adresse affichés au candidat
Sync agenda	(Optionnel) Abonnement iCal pour voir dispos + entretiens dans Outlook / Gmail / Apple

Et après ?

• Active Prise de rendez-vous sur l'offre d'emploi concernée — voir Prise de rendez-vous.
• Si tu utilises encore un calendrier Google partagé, vois les modes legacy : email admin unique, préfixe d'événement, calendrier partagé.