Comprendre le statut des processus
Ce guide explique les différents statuts qu'un candidat peut avoir dans Omogen, comment ils évoluent, et ce que chacun signifie concrètement pour les équipes recrutement.
Les 7 statuts possibles
| Statut | Signification | Le candidat peut encore être contacté ? |
|---|---|---|
| Actif | En attente d'une action du candidat | Oui |
| En cours | Un entretien est planifié ou en train de se dérouler | Oui |
| Incomplet | L'entretien a eu lieu mais le rapport n'est pas complet | Oui, si le candidat revient de lui-même |
| Terminé | L'entretien est terminé et le rapport est disponible | Non |
| Échoué | Le processus a rencontré un problème (voir raisons ci-dessous) | Oui, si le candidat revient de lui-même |
| Annulé | Le processus a été annulé manuellement | Non |
| Expiré | Le délai d'invitation a expiré sans réponse du candidat | Non |
Parcours type d'un candidat
Scénario 1 — Tout se passe bien (appel direct)
Actif → En cours → Terminé- Actif : Le candidat vient de postuler. Omogen lance la séquence d'appels.
- En cours : Le candidat décroche, l'entretien est en cours.
- Terminé : Le rapport est prêt et disponible pour le recruteur.
Scénario 2 — Le candidat réserve un créneau (invitation)
Actif → (tentatives d'appel) → Actif → En cours → Terminé- Actif : Un email ou SMS d'invitation est envoyé au candidat.
- Le candidat ne décroche pas aux appels automatiques — il reste Actif.
- Le candidat clique sur le lien d'invitation et réserve un créneau → En cours.
- L'entretien a lieu → Terminé.
Scénario 3 — Toutes les tentatives échouent
Actif → Échoué- Actif : Les appels, SMS et emails sont envoyés selon la séquence configurée.
- Le candidat ne répond à aucune tentative → Échoué (raison : « Toutes les tentatives d'appel ont échoué »).
- Important : même en statut Échoué, le candidat peut toujours utiliser son lien d'invitation pour réserver un créneau. Le processus reprendra alors normalement.
Détail de chaque statut
Actif
Le processus est en attente d'une action. Cela peut signifier :
- Un email ou SMS d'invitation a été envoyé, et Omogen attend que le candidat réserve un créneau.
- Des tentatives d'appel automatiques sont programmées.
- Le candidat a raté un appel réservé et peut en re-réserver un.
Action recruteur : Rien à faire. Le système gère la séquence automatiquement.
En cours
Un entretien est planifié ou en train de se dérouler :
- Le candidat a réservé un créneau via le lien d'invitation.
- Un appel est en cours.
Action recruteur : L'entretien va avoir lieu sous peu. Rien à faire.
Incomplet
L'appel est terminé, mais le rapport n'est pas encore prêt :
- Omogen analyse la transcription de l'appel.
- Le rapport est en cours de génération (quelques minutes).
Action recruteur : Patienter. Le rapport arrivera automatiquement.
Terminé
Le processus est terminé avec succès :
- Le rapport d'entretien est disponible.
- Les résultats ont été envoyés vers l'ATS (si configuré).
- Le candidat a été évalué sur tous les critères.
Action recruteur : Consulter le rapport et décider de la suite du processus de recrutement.
Échoué
Le processus a rencontré un problème. Les raisons possibles sont détaillées ci-dessous.
Action recruteur : Identifier la raison de l'échec et décider s'il faut relancer le candidat manuellement.
Rappel : un candidat en statut Échoué peut toujours revenir via son lien d'invitation (s'il n'a pas expiré).
Annulé
Le processus a été stoppé manuellement, par exemple par un recruteur ou une action administrative.
Expiré
Le délai d'invitation a expiré (par défaut 10 jours). Le candidat n'a pas réservé de créneau dans le temps imparti.
Raisons d'échec
Quand un processus passe en statut Échoué, une raison précise est enregistrée :
| Raison | Explication | Action recommandée |
|---|---|---|
| Toutes les tentatives d'appel ont échoué | Le candidat n'a répondu à aucun des appels programmés. | Vérifier le numéro. Le candidat peut encore réserver via l'invitation. |
| Erreur technique | Un dysfonctionnement interne a empêché le processus de continuer. | Contacter l'équipe Omogen si le problème persiste. |
| CV requis | Le candidat n'a pas de CV et le poste l'exige. | Récupérer le CV du candidat et relancer. |
| Screening CV échoué | Le CV du candidat ne correspond pas aux exigences du poste. | Consulter les détails du screening pour comprendre le refus. |
| Exigences CV non configurées | Le poste nécessite un screening CV mais les critères n'ont pas été définis. | Configurer les exigences CV sur l'offre d'emploi. |
| Raccrochage précoce | Le candidat a raccroché trop tôt pour obtenir des informations exploitables. | Relancer manuellement si pertinent. |
Séquences de contact
Omogen suit une séquence de contact prédéfinie selon le mode de déploiement choisi pour chaque offre d'emploi.
Appel unique
Un seul appel immédiat au candidat. Si le candidat ne répond pas → Échoué.
SMS puis appel
Un SMS d'avertissement suivi d'un appel 1 minute après.
Trois jours
Trois tentatives d'appel réparties sur 3 jours.
Réactivation
Pour relancer d'anciens candidats : appel, SMS de suivi, puis deux rappels.
Invitation par email
Un email d'invitation est envoyé. Le candidat choisit son créneau. Le processus reste Actif tant que l'invitation n'a pas expiré (10 jours par défaut).
Invitation par SMS
Même principe que l'invitation par email, mais via SMS.
Screening CV uniquement
Pas d'appel. Le CV est analysé automatiquement et un rapport est généré.
Séquence personnalisée
Combinaison de plusieurs canaux avec invitation. Le candidat peut réserver un créneau à tout moment via le lien dans le SMS ou l'email.
Le candidat peut-il toujours revenir ?
Oui, dans la plupart des cas. Même si le statut est Échoué, le candidat peut :
- Rappeler le numéro qui l'a appelé → l'entretien se lance automatiquement.
- Cliquer sur le lien d'invitation (tant qu'il n'a pas expiré) → il réserve un créneau.
Les seuls cas où le candidat ne peut plus revenir :
- Le statut est Expiré (délai d'invitation dépassé).
- Le statut est Annulé (processus stoppé manuellement).
- Le statut est Terminé (l'entretien a déjà été réalisé avec succès).
FAQ
Q : Que signifie un candidat « Actif » depuis plusieurs jours ?
Le candidat a reçu une invitation (email ou SMS) mais n'a pas encore réservé de créneau. Il est en attente d'action de sa part.
Q : Un candidat « Échoué » est-il définitivement perdu ?
Non. Si un lien d'invitation lui a été envoyé et qu'il n'a pas expiré, le candidat peut encore réserver un créneau. Il peut aussi rappeler le numéro d'Alex.
Q : Pourquoi un candidat est passé directement de « Actif » à « Échoué » ?
C'est le cas quand toutes les tentatives d'appel ont échoué sans que le candidat ne décroche. Si une invitation a été envoyée et que la dernière étape de la séquence est un email ou SMS, le candidat restera Actif (en attente de booking).
Q : Combien de fois Omogen essaie d'appeler un candidat ?
Le nombre de tentatives dépend du mode de déploiement configuré (de 1 à 3 appels en général). Au-delà de 3, la réputation du numéro de téléphone se dégrade.
Q : Le candidat reçoit-il une confirmation après avoir réservé ?
Oui, un email de confirmation est envoyé automatiquement après chaque réservation.
Q : Que se passe-t-il si le candidat rate son créneau réservé ?
Le processus repasse en Actif. Le candidat peut re-réserver un nouveau créneau via le même lien d'invitation.